Artykuł ma na celu przedstawienie szybkiego i wygodnego sposobu zarządzania podpisami do poczty email w przedsiębiorstwie. Zarządzanie podpisami do poczty email umożliwia zawarcie w listach dodatkowych informacji, takich jak np. KRS czy Regon w korespondencji firmowej a w przypadku niektórych typów przedsiębiorstw dodanie tego typu danych jest obowiązkowe. Zaproponowane rozwiązanie wykorzystuje możliwości używanego oprogramowania bez konieczności zakupu dodatkowych aplikacji (np. Microsoft Exchange lub innych, które miałyby spełnić to zadanie). W artykule przedstawiłem informacje na temat rozwiązania problemu oraz zwróciłem uwagę na problemy, z którymi można się spotkać podczas przygotowania tego lub podobnego rozwiązania. Ze względu na różnorodność aplikacji używanych do obsługi poczty na początku należy standaryzować oprogramowanie pocztowe w przedsiębiorstwie (wygodniej jest przygotowywać skrypty dla jednej aplikacji). Obecnie większość firm posiada zainstalowany pakiet Microsoft Office na swoich stacjach roboczych i dlatego skupię się właśnie na tej aplikacji. Artykuł dodatkowo przedstawia możliwości wykorzystania w praktyce Group Policy, rozszerzenia Group Policy Preferences oraz serwera WSUS.

Środowisko wdrożenia

• domena Windows 2003 AD,
• stacje robocze Windows XP Home Edition, Windows XP Professional, Windows Vista Business Edition,
• aplikacje Microsoft Outlook wersje od 97 do 2007.

Skrypt VBS zarządzający podpisami

Najpierw należy przygotować i przetestować skrypt. Należy uwzględnić następujące sytuacje:

• stacje robocze należą do domeny,
• stacje robocze nie należą do domeny,
• kilku użytkowników korzysta z jednego konta domenowego (specyfika pracy niektórych działów w przedsiębiorstwie).

Skrypt można pobrać tutaj (proszę zmienić rozszerzenie pobranego pliku z .txt na .vbs)

Konfiguracja skryptu

W czasie przygotowania skryptu należy zebrać informacje dotyczące sposobu wprowadzania danych do skryptu. Skrypt uwzględnia trzy kombinacje:

• jeden użytkownik korzysta z jednego konta domenowego (w takim przypadku konfiguracja wyświetlanych ustawień odbywa się we właściwościach konta domenowego - używane pola: "Nazwa wyświetlana", "Numer telefonu", "E-mail", "Komórkowy" z zakładki "Telefony" oraz "Dział" z zakładki "Organizacja"),
  

  Rysunek 1. Właściwości konta użytkownika - ogólne

  

  Rysunek 2. Właściwości konta użytkownika - telefony

  

  Rysunek 3. Właściwości konta użytkownika - organizacja

• jeden użytkownik korzysta z jednego komputera, komputer nie jest podłączony do domeny (wprowadzamy odpowiednią linię w skrypcie, która doda informacje o takim użytkowniku, dodatkowo należy umieścić informacje o tym użytkowniku w warunku "jeżeli" skryptu),

  tst = oUsers.AddCmp("WSS-CLI3","Jan Nowak","Księgowość","+48 xxx xxxxxxx","+48 xxx xxxxxxx","j.nowak@wss.pl","")

• jeden nazwany użytkownik korzysta z wielu komputerów (konfiguracja podobna do powyższej).

  tst = oUsers.AddCmp("CN=WSS-CLI1,OU=Ksiegowosc,OU=WSS,DC=wss-test,DC=net","Wojtek Kowalski","Księgowość","+48 xxx xxxxxxx","+48 xxx xxxxxxx","w.kowalski@wss.pl","")
tst = oUsers.AddCmp("CN=WSS-CLI2,OU=Ksiegowosc,OU=WSS,DC=wss-test,DC=net","Agnieszka Nowak","Księgowość","+48 xxx xxxxxxx","+48 xxx xxxxxxx","a.nowak@wss.pl","")

Dystrybucja skryptu

Po przygotowaniu skryptu należy go dystrybuować do odpowiednich użytkowników. W tym celu zalecam udostępnienie na serwerze folderu (np. \\wss\post_sign$), który będzie zawierał odpowiednie obrazy (logo użyte w stopce) oraz sam skrypt. Pliki te powinny być udostępnione dla wszystkich użytkowników, którzy mogą korzystać z tego rozwiązania.

Rysunek 4. Udostępniony folder zawierający skrypty - ogólnie

Rysunek 5. Udostępniony folder zawierający skrypty - zabezpieczenia

W zależności od tego, czy system operacyjny klienta należy lub nie należy do domeny, istnieje konieczność odpowiedniego przygotowania środowiska. W przypadku systemów dołączonych do domeny sprawa jest trywialna, należy przygotować odpowiednią zasadę grupy, która będzie odpowiadała za uruchomienie skryptu. Niestety, w przypadku systemów niepodłączonych do domeny należy użyć innego rozwiązania. W moim przypadku tego typów systemów jest niewiele, dlatego uruchamianie skryptu wykonam poprzez autostart dla wszystkich użytkowników. W udostępnionym folderze tworzę skrót, który później skopiuję na stacje niezarządzane do folderu autostartu. Oczywiście, robię to przy wykorzystaniu użytkownika administracyjnego - dzięki temu "zwykły" użytkownik nie będzie miał możliwości usunięcia skryptu.

Tworzona zasada grupy powinna zawierać następujące ustawienia:

• zdefiniowany skrypt logowania dla użytkowników (skrypt utworzony wcześniej),
  

  Rysunek 6. Zasada grupy - skrypt logowania

• zdefiniowane dodatkowe ustawienia określające typ wiadomości w Microsoft Outlook dla różnych wersji aplikacji.
  

  Rysunek 7. Zasada grupy - format wiadomości Outlook 2003

  

  Rysunek 8. Zasada grupy - format wiadomości Outlook 2007

Testowanie

Po wykonaniu konfiguracji należy sprawdzić, czy wszystkie osoby korzystające z poczty mają aktualne podpisy (podpis jest zawsze aktualizowany przy logowaniu użytkownika, w związku z czym podczas wykonywania zmian nie ma potrzeby konfiguracji na stacji klienckiej).

Rysunek 9. Przykładowy podpis użytkownika

Skrypt VBS zastępujący polecenie "Adresat poczty" z menu "Wyślij do"

Polecam umieszczenie skryptu w poprzednio udostępnionym folderze \\wss\post_sign$, dostępnym dla wszystkich korzystających z poczty (skrypt zostanie rozdystrybuowany poprzez Group Policy Preferences).

Skrypt można pobrać tutaj (proszę zmienić rozszerzenie pobranego pliku z .txt na .vbs)

Group Policy Preferences - klient

Uwaga! Aby rozwiązanie GPP działało na stacjach klienckich, musi być na nich zainstalowany klient GPP dostępny pod adresem: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=pl&FamilyID=bfe775f9-5c34-44d0-8a94-44e47db35add Można zainstalować go ręcznie lub korzystając z systemu dystrybucji aktualizacji, takiego jak np. WSUS. W przypadku wykorzystania WSUSa należy zatwierdzić do instalacji poprawkę KB943729 (pod warunkiem że nie jest skonfigurowane automatyczne zatwierdzanie aktualizacji).

Rysunek 10. WSUS poprawka KB943729

Rysunek 11. WSUS poprawka KB KB943729 - zatwierdzanie

Utworzenie preferencji zasad grupy (GPP)

To zadanie może być wykonane tylko przy wykorzystaniu Serwera Windows 2008 lub komputera z Windows Vista. W przypadku korzystania z komputera z Vistą należy najpierw zainstalować konsole zarządzające, które są dostępne w pakiecie RSAT. Pakiet można pobrać ze strony Microsoft: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=pl&FamilyID=9ff6e897-23ce-4a36-b7fc-d52065de9960. Po instalacji należy uruchomić konsolę "Zarządzanie zasadami grupy".

Rysunek 12. Edytor zasad grupy - Windows Vista (RSAT)

Następnie należy utworzyć zasadę grupy lub zmodyfikować tę już istniejącą. Dla potrzeb tego zadania wykorzystam zasadę utworzoną wcześniej. Modyfikowana zasada ma na celu:

• rozdystrybuowanie na wszystkie komputery skryptu (skrypt zostanie umieszczony w folderze "C:\Program Files", a w przypadku zmiany preferencji zostanie usunięty - wykorzystana preferencja z gałęzi "Ustawienia komputera" -> "Pliki"),
  

  Rysunek 13. Zasada Post - dystrybuowanie skryptu 1

  

  Rysunek 14. Zasada Post - dystrybuowanie skryptu 2

  

  Rysunek 15. Zasada Post - dystrybuowanie skryptu podsumowanie

• usunięcie z menu "Wyślij do" skrótu odpowiedzialnego za wysyłanie poczty (Uwaga! Usuwanie powinno być zrealizowane w kontekście zalogowanego użytkownika, ponieważ menu "Wyślij do" znajduje się w podfolderze profilu użytkownika),
  

  Rysunek 16. Zasada Post - usunięcie skrótu "Adresat Poczty.MAPIMail"

  

  Rysunek 17. Zasada Post - usunięcie skrótu "Adresat Poczty.MAPIMail" wspólne

• utworzenie nowego skrótu do wysyłania poczty, który będzie korzystał z wcześniej przygotowanego skryptu.
  

  Rysunek 18. Zasada Post - dodanie opcji do menu "Wyślij do"

  

  Rysunek 19. Zasada Post - dodanie opcji do menu "Wyślij do" ikonka

Po zastosowaniu zasad grup należy sprawdzić, czy komputery klienckie zachowują się w odpowiedni sposób (w folderze Program Files powinien znajdować się skrypt, a w menu "Wyślij do" powinien być tylko nowy skrót adresata poczty). Poniżej znajdują się zrzuty ekranu z wysłania emaila przy wykorzystaniu opcji "Adresat poczty" z menu "Wyślij do" przed i po zastosowaniu zasad grupy.

Rysunek 20. Wysłanie maila z menu podręcznego - przed zastosowaniem sugerowanego rozwiązania

Rysunek 21. Wysłanie maila z menu podręcznego - po zastosowaniu sugerowanego rozwiązania

Podsumowanie

Po wdrożeniu rozwiązań zaprezentowanych w niniejszym artykule otrzymujemy system zarządzania podpisami w przedsiębiorstwie. Większość wysyłanych maili będzie opatrzona odpowiednim podpisem. Problematyczne może być jeszcze wysyłanie maili bezpośrednio z różnych aplikacji. Część problemów można rozwiązać przy pomocy szablonów administracyjnych do aplikacji Office - niestety, nie wszystkie opcje można w ten sposób zablokować. Można też próbować korzystać z odpowiednio przygotowanych skryptów VBS dla Microsoft Outlook lub przygotować odpowiedni Add-on do tej aplikacji. Pomocne rozwiązania postaram się przedstawić w następnych artykułach.

Autor:

Marek Kulczyk (kulczykm)
(MCP: 70-290, MCTS: Microsoft Windows Vista: Configuration oraz OCP 10G)