Na rysunku nr 1 widać standardowe okienko listy zadań do wykonania.

Rys. 1. Standardowa lista zadań w Outlook 2010.

Za pomocą przycisków zaznaczonych na rysunku nr 2 można ustawiać dwa priorytety: ważny i niska ważność, trzeci priorytet uzyskujemy nie zaznaczając żadnego z powyższych.

Rysunek nr 2. Ustawianie priorytetów zadań.

W zasadzie te trzy priorytety mogły by nam wystarczyć do zastosowania tzw. macierzy Eisenhowera pomocnej przy zarządzaniu czasem. Warto jednak konkretnym zadaniom przypisywać wartości liczbowe, które będą wskazywały na kolejność, w jakiej zadania powinniśmy wykonać. Tego w Outlooku brakuje, ale nic nie szkodzi abyśmy sami taka kolumnę sobie dodali.

W celu dodania nowej kolumny w bieżącym widoku zadań do zrobienia należy kliknąć prawym klawiszem na dowolnym nagłówku, np. Temat zadania – rysunek nr 3, i z menu podręcznego wybrać Wybór pola.

Rysunek nr 3. Dodawanie nowej kolumny

W kolejnym oknie Wybór pola kliknij przycisk Nowy (rysunek nr 4) a następnie w oknie Nowa kolumna wpisz swoją nazwę kolumny, jako typ wybierz Liczba dodatkowo możesz skonfigurować format liczby. Po skonfigurowaniu kliknij przycisk OK.

Rysunek nr 4. Konfigurowanie nowej kolumny.

Następnie przeciągnij utworzoną kolumnę na pasek nagłówków – rysunek nr 5. Wśród nagłówków pojawi się nowo zdefiniowana kolumna.

Rysunek nr 5. Dodanie nowej kolumny.

Od tej pory zdefiniowanym zadaniom możemy nadawać liczbowe wartości priorytetów. Do tego Outlook automatycznie będzie sortował zadania według zdefiniowanych przez nas wartości - rysunek nr 6.

Rys. 6. Lista zadań z nową kolumną Kolejność zadań.