Problemy z nowym formatem plików Office 2007

Wstęp

Nowy format plików Office 2007 wywołał już trochę zamieszania. Bardzo często zdarza się, że w przedsiębiorstwach jest i będzie używany jeszcze długo pakiet Office 2003. W związku z czym, przedstawię parę porad jak poradzić sobie z problem nowego formatu plików przy wykorzystaniu, udostępnionego przez Microsoft, Pakietu Zgodności Office 2007 oraz Zasad Grupy Domeny.
Na początku przedstawię, krok po kroku, jak dystrybuować przez Zasady Grupy pakiet zgodności Office 2007. Następnie podpowiem jak ustawić przy pomocy Zasad Grupy domyślny format zapisu danych dla Office 2007 na poprzedni format, Office 2003. Ustawienie takie jest przydatne ze względu na to, że wiele przedsiębiorstw nie zainstalowało jeszcze ani Pakietu Zgodności ani najnowszego Office 2007. Rozwiązanie to ułatwi niezorientowanym użytkownikom wysyłanie plików w formatach, które inni potrafią bez problemu otworzyć. Dodatkowo zamieszczonych będzie kilka informacji na temat WMI wykorzystywanego przy konfiguracji Zasad Grup.
Artykuł jest przeznaczony dla administratorów, którzy nie mieli nigdy czasu by zacząć korzystać z GPO.
Środowisko, w którym uruchomiono przykłady to domena Windows 2003, stacje robocze Windows XP z Office 2003 i 2007.

Instalacja Pakietu Zgodności przez GPO

Pakiet zgodności można pobrać ze strony Microsoft. Adres strony internetowej na której można znaleźć ten pakiet to:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=pl
Po pobraniu aplikacji należy ją rozpakować. Aby to zrobić należy uruchomić aplikację z przełącznikiem /extract
FileFormatConverters.exe /extract
Po uruchomieniu aplikacji należy przeczytać i zaakceptować postanowienia licencyjne, a następnie wskazać katalog, do którego zostanie wyodrębniony Pakiet Zgodności. Po rozpakowaniu pakietu należy utworzyć Punkt Dystrybucji oprogramowania (jest to udostępniony folder np. na serwerze plików, który posłuży do instalacji oprogramowania). Folder ten powinien mieć nadane uprawnienia do odczytu dla następujących grup: Użytkownicy Domeny, Użytkownicy Uwierzytelnieni oraz uprawnienia pełne dla Administratorów Domeny.
Po udostępnieniu folderu należy skopiować do niego rozpakowane wcześniej pliki. Dobrym rozwiązaniem jest umieszczenie plików różnych aplikacji dystrybuowanych w oddzielnych folderach.
Po zakończeniu przygotowania zasobu dystrybucyjnego należy dodać nową zasadę grupy w przystawce Edytora Zasad Grup.

Rysunek 1 Edytor Zasad Grupy

Dodanie nowej zasady GPO odbywa się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na domenie lub jednostce organizacyjnej dla której ma być dostępna zasada grupy. Po kliknięciu należy wybrać opcję "Create and Link a GPO Here..."

Rysunek 2 Dodanie zasady grupy

Następnie należy wpisać nazwę Zasady Grupy. Po zaakceptowaniu okna nowa zasada grupy pojawi się w oknie po prawej strony. Należy wybrać tę zasadę i kliknąć prawym przyciskiem wybierając opcje Edit.

Rysunek 3 Edycja Zasady Grupy

W zależności od tego czy oprogramowanie ma być instalowane dla komputera czy dla użytkownika należy wybrać odpowiednią gałąź konfiguracji. Na potrzeby omawianej sytuacji wybrano konfigurację komputera (aplikacja zostanie zainstalowana na wszystkich komputerach będących w zasięgu utworzonej Zasady Grupy). W związku z tym należy rozwinąć opcję Ustawienia oprogramowania w gałęzi Konfiguracja komputera i tam należy wybrać opcję Nowy a następnie Pakiet.

Rysunek 4 Dodawanie nowego pakietu

W następnym oknie należy wybrać lokalizację pakietu do instalacji. Uwaga! Musi to być ścieżka w formacie UNC (dzięki czemu pakiet będzie dostępny ze wszystkich maszyn podłączonych do domeny).

Rysunek 5 Dodawanie pakietu - ścieżka

Po wybraniu pakietu należy wybrać sposób rozmieszczenia oprogramowania. Należy wybrać opcję domyślną Przypisany.

Rysunek 6 Rozmieszczenie pakietu

Po zaakceptowaniu okna pakiet będzie instalowany podczas kolejnego pierwszoplanowego zastosowania zasad grupy na komputerach w zasięgu danego GPO.
Oprogramowanie powinno być instalowane tylko w przypadku gdy na komputerze jest zainstalowany pakiet Office 2003. W związku z tym przy wykorzystaniu Edytora Zasad należy utworzyć filtr WMI, który będzie sprawdzał przed instalacją czy na komputerze znajduje się odpowiednia wersja pakietu Office. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na opcji WMI Filters w Edytorze Zasad, a następnie należy wybrać opcję New. Spowoduje to otwarcie okna dodawania nowego filtra WMI.

Rysunek 7 Dodawanie Filtra WMI

W oknie tym należy uzupełnić informacje o nazwie, opisie oraz należy dodać zapytanie filtra WMI. W omawianym przypadku należy zastosować filtr:
Select * from Win32_Product Where Caption Like '%Microsoft Office% 2003'
Przydatne przy przygotowywaniu zapytań filtra WMI jest narzędzie WMITools do pobrania ze strony Microsoft:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=6430F853-1120-48DB-8CC5-F2ABDC3ED314&displaylang=en
Po uzupełnieniu wszystkich informacji należy zapisać informacje korzystając z przycisku Save.
Ostatnim krokiem jest przyporządkowanie dodanego filtra do stworzonej wcześniej zasady grupy. W tym celu należy wybrać odpowiednią Zasadę Grupy i na zakładce Scope, w części odpowiedzialnej za WMI Filtering, wybrać utworzony wcześniej filtr.

Rysunek 8 Przyporządkowanie filtra WMI

Po przygotowaniu Zasady Grupy można na wybranym komputerze wymusić szybciej niż to jest zaplanowane aktualizacje zasad pierwszoplanowych przy wykorzystaniu polecenia:
gpupdate /sync /force.
Następnie można sprawdzić działanie utworzonej Zasady Grupy.

Zmiana domyślnego formatu zapisu plików w Office 2007

W celu zmiany domyślnego formatu zapisu plików w Office 2007 należy dodać następną Zasadę Grupy odpowiedzialną za ustawienia komputerów, na których jest zainstalowany wyżej wymieniony pakiet. Aby możliwe było modyfikowanie ustawień Office 2007 należy pobrać ze strony Microsoftu odpowiednie Szablony Administracyjne. Szablony administracyjne dla Office 2007 dostępne są pod adresem:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=92D8519A-E143-4AEE-8F7A-E4BBAEBA13E7&displaylang=en
Pobrany plik należy rozpakować (akceptując licencję) i wskazując folder, w którym ma być rozpakowany. Następnie w rozpakowanym folderze należy odszukać folder ADM, z podfolderu en-us należy skopiować szablony administracyjne np. do folderu Windows\inf.
Po wykonaniu tych operacji należy uruchomić Edytor Zasad i przejść do edycji utworzonej wcześniej reguły.
Podczas edycji wybranej Zasady Grupy należy kliknąć prawym przyciskiem myszy opcję Szablony Administracyjne w konfiguracji użytkownika. Z menu należy wybrać opcję Dodaj/Usuń szablony...

Rysunek 9 Dodaj szablon administracyjny

Pokaże się okno z informacją o wybranych szablonach administracyjnych. W oknie tym należy wybrać przycisk Dodaj a następnie wskazać szablon, który zawiera ustawienia dla Office 2007. Należy wybrać pliki szablonów, które są wymagane w konfiguracji: word12.adm, ppt12.adm, excel12.adm.

Rysunek 10 Wybrane Szablony Administracyjne

Następnie należy rozwinąć ustawienia odpowiednich szablonów np.: Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 i Microsoft Office PowerPoint 2007 i w pozycji ... Options / Save ustawić odpowiedni format zapisu. Przykładowe ustawienie dla Excel 2007 poniżej. Dla pozostałych aplikacji należy postępować analogicznie.

Rysunek 11 Opcje Szablonu Administracyjnego excel12.adm

Po wybraniu odpowiedniej gałęzi konfiguracyjnej należy wybrać opcję Save ... files as i skonfigurować odpowiednie ustawienie.

Rysunek 12 Ustawienie opcji Save Excel files as

Po zakończeniu tworzenia Zasady Grupy należy utworzyć filtr WMI (podobnie jak przy poprzedniej Zasadzie Grupy), który będzie sprawdzał czy na komputerze zainstalowany jest pakiet Office 2007. Operację tą należy wykonać analogicznie jak w poprzedniej Zasadzie Grupy.
Po skonfigurowaniu wszystkich wymaganych opcji należy wyjść z Edytora Zasad Grupy. Można podglądnąć ustawienia jakie zostały skonfigurowane w wybranej Zasadzie Grupy. W tym celu należy kliknąć dwa razy na wybranej zasadzie grupy i przejść do zakładki Settings.

Rysunek 13 Podsumowanie ustawień

Przedstawiony artykuł prezentuje, na podstawie praktycznego przykładu, część z możliwość Zasad Grupy.
Mam nadzieje, że dla tych wszystkich którzy nie wykorzystywali jeszcze tego narzędzia w praktyce będzie to początek poznawania ciekawej technologii, która naprawdę może pomóc zaoszczędzić wiele czasu.
Jeśli mają Państwo jakieś pytania lub uwagi proszę o kontakt.