Usługi środowiska kolaboracyjnego Microsoft Windows SharePoint w wersji 2.0 pozwalają znacznie uprościć pracę wielu osób połączonych w zespoły. Dzięki bezpłatnemu oprogramowaniu SharePoint Services dla Windows Server 2003 można szybko i łatwo współużytkować dokumenty, przeglądać listę zadań, tworzyć obszary robocze i organizować pracę nad projektami. W artykule tym opisano dokładniej możliwości SharePoint Services, ich instalację oraz konfigurację, a także zwrócono uwagę na bardziej rozbudowany
Usługi środowiska kolaboracyjnego Microsoft Windows SharePoint w wersji 2.0 pozwalają znacznie uprościć pracę wielu osób połączonych w zespoły. Dzięki bezpłatnemu oprogramowaniu SharePoint Services dla Windows Server 2003 można szybko i łatwo współużytkować dokumenty, przeglądać listę zadań, tworzyć obszary robocze i organizować pracę nad projektami. W artykule tym opisano dokładniej możliwości SharePoint Services, ich instalację oraz konfigurację, a także zwrócono uwagę na bardziej rozbudowany pakiet SharePoint Portal Server 2003.
Wprowadzenie
Aplikację Microsoft Windows SharePoint Services w aktualnej wersji 2.0 można pobrać bezpośrednio z naszego działu plików. Plik zajmuje ok. 34 MB. Polecamy również zapoznanie się z dokumentem SharePoint Administrator's Guide, który stanowi doskonałe uzupełnienie tego artykułu. Można go pobrać z naszego działu plików.
Specjalnie dla programistów, firma Microsoft przygotowała pakiet Windows SharePoint Services SDK, w którym można znaleźć informacje na temat języków, protokołów i technologii użytych w usługach SharePoint. Pakiet jest dostępny w naszym dziale plików.
Usługi Windows SharePoint 2.0 mogą pracować tylko i wyłącznie pod kontrolą systemu Windows Server 2003. Dowolność pozostaje jednak w sprawie aplikacji bazy danych - mimo, iż SharePoint w instalacji domyślnej instaluje i konfiguruje aplikację Microsoft Database Engine (MSDE), możliwa jest współpraca z platformą Microsoft SQL Server 2000 z zainstalowanym uaktualnieniem Service Pack 3.
Instalacja usług SharePoint 2.0
Po pobraniu pliku instalacyjnego i uruchomieniu go, instalator wyodrębni pliki instalacyjne i automatycznie uruchomi kreatora. Rezultatem akceptacji umowy licencyjnej jest okno z jedynym praktycznie na tym etapie instalacji pytaniem, czy instalować SharePoint domyślnie, czy pozwolić użytkownikowi na późniejszą ręczną konfigurację dodatkowych elementów, np. katalogu wirtualnego w Internetowych Usługach Informacyjnych czy połączenia z bazą danych SQL. Na potrzeby tego artykułu wykonamy instalację domyślną. Po wybraniu odpowiedniej opcji kreator skopiuje pliki usług SharePoint, następnie zainstaluje aplikację MSDE oraz dokona instalacji pierwszej witryny w ramach SharePoint Services.
W celu uzyskania większej ilości informacji na temat instalowania usług SharePoint 2.0 z zamierzeniem konfiguracji ich do pracy na platformie Microsoft SQL Server 2000 należy przejrzeć sekcję dokumentu SharePoint Administrator's Guide dotyczącą instalacji usług.
Po zakończeniu instalacji przeglądarka otworzy się w lokalizacji http://serwer/default.aspx i będzie można rozpocząć dostosowywanie pierwszej witryny.
Konfiguracja wstępna
Przed konfigurowaniem pierwszej witryny SharePoint warto przejrzeć i w razie konieczności uzupełnić informację w Centralnej administracji Windows SharePoint Services. Link do niej znajduje się w Narzędziach administracyjnych.
Opcji, które udostępnia nam Centralna administracja jest bardzo dużo. Dają one możliwośc globalnego skonfigurowania wszystkich witryn SharePoint (których może być więcej niż jedna) z jednego miejsca w bardzo prosty sposób.
Pierwszym zalecanym zadaniem poinstalacyjnym jest skonfigurowanie współpracy z serwerem SMTP, jako że podczas pracy z witrynami SharePoint często zajdzie potrzeba wysłania wiadomości e-mail. W celu określenia takiego serwera należy z działu Konfiguracja serwera wybrać opcję Konfiguruj domyślne ustawienia serwera poczty e-mail. Drugą polecaną opcją jest skanowanie antywirusowe. Jeśli tylko oprogramowanie serwera na to pozwala (to znaczy jeśli jest zainstalowany program antywirusowy), należy zawsze z niego korzystać. Ustawienie skanera sprowadza się do zaznaczenia odpowiednich opcji na stronie Konfigurowanie ustawień antywirusowych w dziale Konfiguracja zabezpieczeń. Kolejną ciekawą funkcję udostępnia strona Konfiguruj przetwarzanie analizy użycia. Po włączeniu odpowiednich opcji dostępne stają się statystyki użycia witryn. Można je oglądać z panelu administracyjnym witryny.
 |
 |
 |
| Konfiguracja serwera SMTP | Konfiguracja antywirusowa | Konfiguracja śledzenia użycia |
Pierwsza witryna SharePoint
SharePoint Services są już zainstalowane i działają. Co dalej? Do czego tak naprawdę mogą się przydać? Jak je skonfigurować, aby pasowały do prowadzonej działalności? Odpowiedzi na te pytania padną w poniższej sekcji artykułu.
Zastosowania Windows SharePoint Services
Każda witryna w aplikacji Windows SharePoint Services składa się z kilku lub kilkunastu modułów, odpowiednio skonfigurowanych przez administratora. Mimo iż modułów takich może być bardzo dużo, istnieją pewne szablony, które stanowią podstawę dla nowych elementów.
- Anonse
Dzięki anonsom, każdy uprawniony do tego członek zespołu może zostawić wiadomość pozostałym. Dzięki umieszczeniu tej sekcji na stronie głównej można mieć pewność, że zostanie ona zauważona.
- Dokumenty
Specjalny obszar stanowiący magazyn dla wszelkiego rodzaju dokumentów jest doskonałym rozwiązaniem w przypadku współpracy kilku osób nad jednym arkuszem kalkulacyjnym, dokumentem Worda czy innym plikiem. Dzięki historii wersji zawsze wiadomo, kto i kiedy wprowadził zmiany.
- Obrazy
Tworzenie galerii obrazów i udostępnianie ich członkom zespołu - to główne funkcje jakie oferują w zakresie obrazów usługi SharePoint.
- Listy
W sekcji Listy można tworzyć i zarządzać takimi elementami jak lista zadań, napotkanych problemów, kontaktów, z którymi zespół współpracuje czy nadchodzących wydarzeń. Integracja z aplikacjami Microsoft Office 2003 dodatkowo ułatwia uzupełnianie danych, gdyż dokument Office Worda można zapisać w witrynie SharePoint bezpośrednio z edytora, a kontakty z Office Outlook zaimportować jednym kliknięciem.
- Dyskusje
Wewnętrzne fora znacznie poprawiają czytelność dyskusji toczonych wewnątrz zespołu i stanowią doskonałą alternatywę dla list dystrybucyjnych opartych na poczcie e-mail.
- Ankiety
Badanie zdania zespołu można przyspieszyć i uprościć, a wyniki przedstawić w czytelniejszej i najbardziej dogodnej dla użytkownika formie.
- Obszary robocze
Gdy pojawił się nowy projekt lub zbliża się spotkanie, można stworzyć osobną podwitrynę zwaną obszarem roboczym i tam wedle uznania umieścić np. agendę zebrania zespołu lub szczegóły dotyczące projektu. Uprawnienia dla poszczególnych członków zespołu mogą być inne niż w witrynie głównej, dzięki czemu administrator obszaru roboczego nie musi być administratorem całej witryny SharePoint.
Ogólna konfiguracja witryny
Strona Ustawienia witryny pozwala na łatwe zarządzanie zawartością witryny SharePoint. Można tutaj dodawać i usuwać użytkowników, zarządzać obszarami roboczymi, dostosować poszczególne elementy witryny, jej tytuł, motyw graficzny itp. oraz edytować swoje informacje osobiste. Inną ciekawą funkcją, jaką można tu uaktywnić są alerty. Po ich skonfigurowaniu, kiedy ktoś dokona jakiejkolwiek zmiany w monitorowanej części witryny, SharePoint wyśle do użytkownika informację, kto, kiedy i co zmienił.
Przed rozpoczęciem korzystania z witryny w usługach SharePoint należy skonfigurować ją tak, aby była użyteczna w konkretnej działalności. Prawdopodobnie witryna SharePoint będzie wyglądać inaczej w każdym zespole w każdej firmie.
Aby móc rozpoczać konfigurację witryny, należy udać się do sekcji Ustawienia witryny (odpowiednia opcja znajduje się na pasku u góry okna). W dziale Dostosowywanie można zmienić tytuł i opis witryny, wybrać pożądany motyw (schemat graficzny używany w witrynie) i zmienić zawartość strony głównej.
Dostosowywanie elementów
Opcja Modyfikuj zawartość witryny pozwala na zmianę właściwości poszczególnych elementów wchodzących w skład witryny, np. list czy for dyskusyjnych. Po wybraniu któregoś elementu użytkownik zostaje przeniesiony na odpowiednią stronę konfiguracyjną, gdzie ma do dyspozycji szereg opcji pozwalających dostosować każdy szczegół aktualnie konfigurowanego elementu.
Tworzenie użytkowników
Użytkownik, który przeprowadził instalację SharePoint Services posiada już swoje konto w aplikacji. Można to zaobserwować przechodząc do strony Zarządzaj użytkownikami w dziale Administracja. Ponieważ usługi SharePoint są w pełni zintegrowane z katalogiem zabezpieczeń w systemie, swoje konta w SharePoint mogą posiadać tylko użytkownicy posaidający konta systemowe (lub domenowe, jeśli w sieci działa usługa katalogowa Active Directory).
W celu dodania nowego użytkownika, należy na stronie Zarządzaj użytkownikami wybrać opcję Dodaj użytkowników. Następnie wpisać pełną nazwę użytkownika w systemie Windows (np. KOMPUTER\użytkownik) i określić, do której grupy zabezpieczeń ma on należeć. Grupy zabezpieczeń działają na podobnej zasadzie co ich odpowiedniki w systemie Windows, nie są jednak z nimi zintegrowane, co oznacza, iż trzeba je stworzyć samemu korzystając z odpowiedniej strony w administracji.
Jeśli użytkownik zostanie rozpoznany, w drugim oknie należy podać jego adres e-mail oraz nazwę wyświetlaną. Jeśli wcześniej w Centralnej administracji SharePoint skonfigurowany został serwer SMTP, to możliwe jest również wysłanie wiadomości e-mail do użytkownika powiadamiającej go, że został nadany mu dostęp do witryny. W takim wypadku można zredagować treść wysyłanej wiadomości.
Po kliknięciu przycisku Zakończ proces dodawania użytkownika zostaje ukończony i pojawia się on na liście użytkowników witryny wraz z odpowiadającą mu grupą międzylokacyjną (grupą zabezpieczeń).
SharePoint Portal Server 2003
SharePoint Portal Server 2003, część pakietu Office 2003, to rozbudowany, bezpieczny i skalowalny serwer portalowy zbudowany w oparciu o Windows SharePoint Services. Posiada wszystkie cechy i funkcje SharePoint Services, a także szerego udoskonaleń stworzonych z myślą o tworzeniu efektywnego i łatwego w zarządzaniu środowiska portalowego.
Jakie rozwiązanie wybrać?
Stając przed wyborem: Windows SharePoint Services czy SharePoint Portal Server 2003 można łatwo się pogubić. Czym tak naprawdę różnią się te dwie aplikacje? Być może odpowiedź na to pytanie podpowiedzą poniższe scenariusze i propozycje rozwiązań do nich.
- Istnieje potrzeba współużytkowania listy kontaktów, wydarzeń i ogłoszeń z członkami zespołu, klientami i partnerami.
Wymaganiom tego scenariusza bez dwóch zdań sprosta Windows SharePoint Services. Można stworzyć w nim witrynę zawierającą wszystkie wyżej wymienione dane i potraktować ją jako główne miejsce pracy zespołu. Dzięki integracji usług Windows SharePoint z Office 2003, zarządzanie informacjami w witrynie SharePoint może odbywać się bezpośrednio z poziomu aplikacji tego pakietu.
- Potrzeba możliwości łatwej wymiany dokumentów pomiędzy członkami zespołu.
Obszar roboczy dokumentów to innowacyjne narzędzie w Windows SharePoint Services, dzięki któremu możliwa jest łatwa współpraca poszczególnych członków zespołu z dokumentami. Jest doskonałą alternatywą dla prowadzenia wymiany dokumentów za pośrednictwem poczty e-mail.
- Niezbędna jest witryna informacyjna z nadchodzącymi spotkaniami
Obszar roboczy dokumentów w Windows SharePoint Services wspomaga planowanie i zarządzanie zbliżającymi się wydarzeniami. Dzięki integracji z Office Outlook 2003 istnieje nawet możliwość importu wpisów kalendarza do witryny SharePoint.
- Pracownicy muszą mieć możliwość tworzenia nowych witryn bez pomocy działu IT
Po włączeniu funkcji samodzielnego tworzenia witryn w usługach Windows SharePoint, możliwe dla użytkowników staje się tworzenie nowych witryn i to bez pomocy administratora.
- Nieużywane witryny zajmują zasoby serwera. Należałoby je usunąć.
Witryny SharePoint mogą stać się nieaktywne, gdy z jakichś powodów użytkownicy nie będą dłużej z nich korzystać, bo np. skończyli już realizację projektu. Teraz dzięki odpowiednim usługom w Windows SharePoint Services administrator może zautomatyzować proces powiadamiania i czyszczenia nieaktywnych witryn na serwerze.
- Dokumenty dodawane do wiadomości e-mail jako załączniku mają być automatycznie dodawane do biblioteki.
Funkcja integracji Windows SharePoint Services z serwerem Microsoft Exchange pozwala na automatyczne dodawanie każdego dokumentu, który jest wysyłany w załączniku do biblioteki dokumentów w witrynie SharePoint.
- Niezbędna jest kontrola wersji dokumentów
Windows SharePoint Services tworzą kopię dokumentów, gdy te zostają zaktualizowane. Umożliwia to prowadzenie dokładnej kontroli wersji, łącznie z przeglądem zmian dokonanych przez danych użytkowników.
- Użytkownicy chcą być powiadamiani o dokonanych zmianach w witrynie
Dzięki specjalnym systemie alertów, usługi Windows SharePoint mogą wysyłać wiadomośc e-mail z powiadomieniem o dokonanych zmianach w witrynie aplikacji SharePoint.
- Musi istnieć możliwość przeszukiwania wszystkich zasobów w witrynie
Usługi Windows SharePoint Services zapewniają możliwość przeszukiwania większości zasobów przechowywanych na witrynach SharePoint. Większe możliwości w tym zakresie posiada jednak SharePoint Portal Server 2003, który obsługuje także np. przeszukiwanie wśród list "zagnieżdżonych" (jak ankiety czy pasek Szybkie uruchamianie).
- Potrzeba określenia zawartości dla konkretnej grupy odbiorców
SharePoint Portal Server oferuje opcje umożliwiające sprecyzowanie, które elementy witryny skierowane są do poszczególnych grup odbiorców.
- Istnieje potrzeba utworzenia stałego portalu dla firmy lub jej oddziałów.
SharePoint Portal Server 2003, z racji swoich możliwości w zakresie zarządzania zawartością, jest doskonałym narzędziem do tworzenia stałych portali informacyjnych firm lub ich oddziałów.
- Zachodzi potrzeba integracji aplikacji z portalem.
Z pomocą usługi Single Sign-On w SharePoint Portal Server 2003 możliwe staje się korzystanie z aplikacji (np. PeopleSoft, SAP, Siebel) poprzez portal, używając tylko jednego hasła. SharePoint Portal Server 2003 jest również zintegrowany BizTalk Server.
- Użytkownicy potrzebują możliwości tworzenia swoich własnych witryn, na któych mogą współużytkować dane z innymi.
MySite to funkcja SharePoint Portal Server 2003, która pozwala użytkownikom na tworzenie ich stron domowych i wymienianie na nich informacji z pozostałymi.
- Potrzeba uprościć zarządzanie wieloma witrynami.
SharePoint Portal Server 2003 dzięki katalogowi witryn umożliwia łatwą i szybką administrację wszystkimi witrynami przechowywanymi na serwerze.
- Informacje w witrynie powinny być podzielone tematycznie.
Tematy, które można tworzyć w SharePoint Portal Server 2003 pozwalają w łatwy i intuicyjny sposób podzielić na tematy informacje publikowane w witrynie.
Podsumowanie
Usługi Microsoft Windows SharePoint Services w wersji 2.0 pozwalają ułatwić życie firmom poprzez zminimalizowanie czasu potrzebnego na kontakt z członkami zespołów, partnerami z zewnątrz czy klientami. Każda z tych osób może, posiadając swoje konto w witrynie SharePoint, sama w zależności od wykonywanej funkcji na bieżąco sprawdzać stan pracy zespołu, zarządzać nim czy dodawać nowe dokumenty, zadania, wydarzenia i wiele innych elementów. A wszystko to w jednym miejscu, w niezwykle elastycznej aplikacji Windows SharePoint Services.
Powiązania
W poszukiwaniu dalszych informacji na tematy poruszane w tym artykule warto w pierwszej kolejności przejrzeć poniższe lokalizacje:
Autor: Wojciech Kowasz
Spis treści
Materiały dodatkowe